Februar 27, 2024

Wie man eine Veranstaltung plant: Schritt für Schritt Veranstaltungsplanung

Ob es sich um ein kleines Treffen oder eine große Konferenz handelt, die Planung von Veranstaltungen ist eine große Aufgabe! Jede Veranstaltung, ganz gleich wie einfach oder komplex sie ist, erfordert eine detaillierte Planung und Organisation. Von der Aufstellung eines genauen Budgets bis hin zur Werbung für Ihre Veranstaltung gibt es eine Reihe von Komponenten, die Sie frühzeitig berücksichtigen sollten, um den Prozess so stressfrei wie möglich zu gestalten.

Obwohl keine Veranstaltung der anderen gleicht und jede Veranstaltung unterschiedliche Ziele, Budgets und Zielgruppen hat, gibt es einige Schritte, die Sie unternehmen können, um den Planungsprozess zu beschleunigen, den Überblick zu behalten und den Erfolg Ihrer Veranstaltung zu maximieren.

1. Definieren Sie Ziele und Vorgaben

Bevor Sie sich an die Logistik machen, z. B. den Veranstaltungsort oder die Referenten, sollten Sie sich die Zeit nehmen, den Zweck und den Grund für die Planung dieser Veranstaltung zu ermitteln. Sie sollten folgende Frage beantworten:

Was ist das ultimative Ziel für diese Veranstaltung?

Das ist der Grund, der Sie überhaupt erst dazu bewogen hat, eine Veranstaltung zu planen. Sind Sie auf der Suche nach:

Neue Verkäufe ankurbeln? Eine Produkteinführung unterstützen? Die Markenbekanntheit erhöhen? Oder haben Sie vielleicht eine Kombination aus mehreren Zielen? Bestimmen Sie, was Sie erreichen wollen und wie diese Veranstaltung Ihnen dabei helfen wird.

Was sind dann die Ziele?

Bei der Planung jeder Veranstaltung sollten Sie eine Reihe von Zielen festlegen, die Ihr Endziel unterstützen. Hier sind ein paar Beispiele für Veranstaltungsziele:

  • Steigerung der Anmeldungen um 10 % gegenüber der letzten Veranstaltung
  • Steigerung des Umsatzes um 25 % gegenüber der letzten Veranstaltung
  • 100 Vorbestellungen für ein neues Produkt erhalten
  • Steigerung der Erwähnungen/Follower/Reposts in den sozialen Medien während der Veranstaltung

Wenn Sie Ihre Ziele festgelegt haben, können Sie einen vorläufigen Rahmen für die Veranstaltung erstellen. Dieser sollte wichtige Details enthalten und aufzeigen, wie Sie Ihre Ziele erreichen werden. Auch wenn Sie nicht in Stein gemeißelt sind, sollten Sie vorläufige Veranstaltungsdetails festlegen, darunter:

Termine. Ihr Zeitrahmen für die Veranstaltung, z. B. in 9 Monaten.

  • Teilnehmer. Handelt es sich um eine Veranstaltung für 100 Personen, 1.000 oder 10.000 Personen? Sie sollten sich über die Größe Gedanken machen. Kommen Ihre Teilnehmer aus dem ganzen Land oder handelt es sich um eine lokale Veranstaltung? Berücksichtigen Sie bei der Planung auch die demografischen Merkmale Ihrer Teilnehmer.
  • Ort. Ist Ihre Veranstaltung lokal? Oder findet sie an einem anderen Ort statt? Erstellen Sie eine Liste von Städten und Veranstaltungsorten, die für Ihre Veranstaltung in Frage kommen.
  • Art der Veranstaltung. Wollen Sie die Bekanntheit eines neuen Produkts steigern? Dann kann eine eintägige Veranstaltung mit Keynote sinnvoll sein. Bringen Sie Tausende von Kunden zusammen? Dann könnte eine zweitägige Anwenderkonferenz das Richtige für Sie sein. Sie veranstalten ein internes Treffen oder ein Verbandstreffen? Dann könnte ein Tag mit kleinen Sitzungen das Richtige sein.

Wenn Sie Ihre Ziele und den vorläufigen Projektumfang festlegen, können Sie Ihre Veranstaltung einrahmen und die Zustimmung der Führungsebene einholen. Wenn Ihre Organisation bereits mit der Veranstaltung einverstanden ist, helfen Ihnen Ihre Ziele und der Umfang dabei, die nächsten Planungsphasen einzuleiten.

2. Erstellen Sie ein Veranstaltungsbudget

Die Erstellung eines Budgets ist ein wichtiger erster Schritt bei der Veranstaltungsplanung, der dazu beiträgt, andere Aspekte Ihres Plans zu klären. Darüber hinaus hilft die Aufstellung eines Budgets, unangenehme Überraschungen zu vermeiden (z. B. wenn Ihnen das Geld für die Dekoration ausgeht usw.). Sie werden erfolgreicher sein, wenn Sie Ihr gesamtes Budget im Voraus festlegen, es nach und nach aktualisieren, wenn Sie Variablen festlegen, und den Prozess sehr genau verfolgen.

Auf der Grundlage Ihres Budgets und Ihres anfänglichen Bedarfsumfangs. Sie sollten damit beginnen, die Kosten für die einzelnen Posten aufzuschlüsseln, um ein Verständnis dafür zu bekommen, wie sich Ihr Budget auf Ihre Bedürfnisse verteilt.

Laut Eventbrite wird das Budget nach Marketing und Werbung (43 %), Rednern und Talenten (32 %), Drucksachen (29 %) und Veranstaltungsorten (18 %) aufgeteilt.

Wenn sich Ihr Plan verfestigt, müssen Sie das Budget erneut überprüfen. Die einzelnen Posten werden sich zweifellos ändern. Denken Sie daran, ein genaues Budget zu führen, das auch alle Änderungen und Aktualisierungen berücksichtigt. Und da Sie Ihr Budget nie überschreiten wollen, ist es üblich, dass die Planer Anpassungen vornehmen, um sicherzustellen, dass Sie Ihr Budget einhalten.

3. Stellen Sie Ihr Veranstaltungsteam zusammen

Bei kleinen Veranstaltungen können Sie viele oder alle der in diesem Abschnitt beschriebenen Aufgaben selbst erledigen. Für große Veranstaltungen ist jedoch ein organisiertes Team erforderlich, um die Produktion durchzuführen.

Wenn Sie ein Team von Grund auf aufbauen, ist es wichtig, dass Sie die Rollen frühzeitig festlegen, um die Verantwortlichkeit zu gewährleisten. Alle Teammitglieder sollten einem Projektmanager unterstellt sein, der den Überblick über alle beweglichen Teile hat.

4. Wählen Sie den Veranstaltungsort und das Datum

Die Wahl des Veranstaltungsortes und des Termins sind zwei wichtige Überlegungen, die den Rest Ihres Projektplans prägen werden. Beginnen Sie so früh wie möglich mit der Suche nach Veranstaltungsorten. Der Markt für Veranstaltungen ist überfüllt, daher ist es wichtig, einen Zeitpunkt zu finden, an dem der Veranstaltungsort noch verfügbar ist. Wenn Sie sich für einen Veranstaltungsort entscheiden, müssen Sie auch saisonale Faktoren wie Anreise und Kosten berücksichtigen.

„Im Januar ist es sehr schwierig, große Räume zu finden“, sagt Romy, ein Veteran der Veranstaltungsbranche bei PRIME, einer Full-Service-Eventagentur in Vancouver. „Im Januar und Februar finden viele Verkaufskonferenzen statt, und im September und Oktober ist es wieder so weit“. Sie sagt, dass es zu diesen Zeiten schwierig ist, traditionelle Veranstaltungsorte mit Ausstellungsflächen zu finden.