Mai 24, 2024

Prozess des Veranstaltungsmanagements: Schritte und Etappen zur Durchführung einer Veranstaltung

ROI nachweisen, Stakeholder beeindrucken, Sponsoren begeistern – für Veranstaltungsplaner steht viel auf dem Spiel. Sie müssen viel beweisen und haben einen festen Zeitplan dafür.

Die Planung von Veranstaltungen kann sehr anstrengend sein, besonders bei großen, leistungsorientierten Events. Bei so vielen Details, die es zu beachten gilt, ist es schwierig, den Überblick zu behalten.

In diesem Artikel geben wir Ihnen einen Überblick über die Veranstaltungsplanung und helfen Ihnen, sich den Veranstaltungsmanagementprozess von einem höheren Standpunkt aus vorzustellen. Wir unterteilen diesen übergeordneten Rahmen in fünf Phasen, um Ihnen einen Ausgangspunkt für die Ausführung Ihres detaillierten Plans zu geben.

Prozess des Veranstaltungsmanagements: Die fünf Phasen der Veranstaltungsplanung

Unabhängig davon, ob es sich um eine persönliche, virtuelle oder gemischte Veranstaltung handelt, durchläuft jede Veranstaltung fünf Planungsphasen. Wir nennen dies den „Eventmanagement-Prozess“. Die fünf Phasen sind:

Dieser Artikel gibt einen Überblick über diese fünf Hauptphasen und verweist auf weitere Ressourcen, in denen Sie tiefer in die Materie eintauchen können.

1. Festlegen von ROI-gesteuerten Eventzielen und -vorgaben

Die Veranstaltung ist vorbei, und Sie halten sie für einen Erfolg.

Aber war es wirklich ein Erfolg? Woher wissen Sie das? Sind Sie in der Lage, Ihren Erfolg zu quantifizieren? Was bedeutet der Erfolg einer Veranstaltung für Sie? Was bedeutet er für Ihre Kunden?

Die Beantwortung dieser Fragen ist wichtig, um festzustellen, ob Ihre Veranstaltung erfolgreich war und wie Sie sie für die nächste Veranstaltung verbessern können.

ROI-orientierte Veranstaltungen beginnen mit der Festlegung der richtigen Ziele und Vorgaben. Ziele bilden die Grundlage Ihrer Veranstaltungsstrategie und dienen als Leitfaden für Ihre Planung. Ziele und Vorgaben helfen Ihnen auch bei der Festlegung von Schlüsselkennzahlen und Benchmarks zur Leistungsmessung.

2. Erstellen Sie ein solides Veranstaltungsbudget

Die Erstellung eines Veranstaltungsbudgets ist von entscheidender Bedeutung. Es hilft Ihnen nicht nur, überhöhte Ausgaben zu vermeiden, sondern gibt Ihnen auch ein klareres Bild davon, was Sie brauchen, um den ROI nachzuweisen. Auch wenn die Budgetphase keine tiefgreifende Planung erfordert, müssen Sie einen ersten Plan oder eine Checkliste erstellen, in der alle Komponenten Ihrer Veranstaltung aufgeführt sind. Dies ist auch eine der ersten Aufgaben im Eventmanagementprozess, da Sie auf diese Weise die erforderlichen Ressourcen für Ihre Eventkomponenten zuweisen.

Geben Sie Ihr Bestes, um die Kosten für jeden einzelnen Posten zu schätzen, und prüfen Sie historische Preise, um eine möglichst genaue Schätzung zu erhalten. Holen Sie außerdem mehrere Kostenvoranschläge von Anbietern ein, um Ihre potenziellen Kosten einzugrenzen.

Beginnen Sie mit den hochpreisigen Posten wie Veranstaltungsort, Catering, Technik, Produktion, Personal und Technologie. Diese werden den größten Teil Ihres Budgets verschlingen. Wenn Sie Ihre tatsächlichen Ausgaben verfolgen und sie mit Ihrem ursprünglichen Budget vergleichen, bleiben Sie auch bei der Ausführung Ihres Plans auf dem richtigen Weg.

3. Entwerfen und planen Sie eine denkwürdige Veranstaltung

In diesem Abschnitt geben wir Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Komponenten der Veranstaltungsplanung, die Sie bei der Planung von ROI-gesteuerten Veranstaltungen berücksichtigen sollten.

Auswahl einer Veranstaltungsplattform / App

Ihre Eventmanagement-Plattform ist der Dreh- und Angelpunkt Ihrer Eventplanung – das Kontrollzentrum für alle Details, Aktivitäten und Komponenten Ihrer Veranstaltung. Bei virtuellen und hybriden Veranstaltungen kann sie auch als virtuelle Bühne und Networking-Plattform dienen, auf der die Teilnehmer interagieren, an Sitzungen teilnehmen, sich vernetzen und eine starke Gemeinschaft aufbauen können.

Bei persönlichen Veranstaltungen können Sie den Teilnehmern eine mobile Event-App zur Verfügung stellen, die es ihnen ermöglicht, ihren eigenen Zeitplan zu erstellen und sich nahtlos mit anderen Teilnehmern und Sponsoren zu vernetzen.

Implementierung einer nahtlosen Veranstaltungsregistrierung

Komplexität und Chaos sind bei der Veranstaltungsregistrierung an der Tagesordnung. Vom Ausfüllen der Formulare durch die Teilnehmer bis hin zum Erfassen und Nachverfolgen der Teilnehmerdaten von der ersten Registrierung bis zum Check-in kann die Veranstaltungsregistrierung schnell kompliziert werden.

Aber die Veranstaltungsregistrierung muss nicht kompliziert sein. Achten Sie bei der Auswahl einer Software für die Veranstaltungsplanung auf automatisierte Registrierungsfunktionen, die eine nahtlose Online-Registrierung sowie eine virtuelle und persönliche Anmeldung ermöglichen.