April 12, 2024

Leitfaden für Veranstaltungsmanagement 2022

Was ist Veranstaltungsmanagement?

Unter Eventmanagement versteht man die Planung, Gestaltung und Durchführung von gesellschaftlichen Veranstaltungen wie Firmentreffen und Konferenzen, Messen, Spendenaktionen, Preisverleihungen und Unterhaltungsveranstaltungen.

Der Prozess der Veranstaltungsplanung kann je nach Größe und Art der Veranstaltung unterschiedlich komplex und detailliert sein. Sobald die Veranstaltung geplant ist, umfasst die Verwaltung der Veranstaltung die Einrichtung einer Veranstaltungswebsite, die Einladung zur Online-Anmeldung, die Ansprache und Interaktion mit den Teilnehmern, den Verkauf von Eintrittskarten, die Einziehung der Gebühren, das Einchecken der Teilnehmer und das Einholen von Teilnehmer-Feedback.

Was ist ein Veranstaltungsmanagementsystem?

Ein Event-Management-System ist ein Softwareprogramm, das die Durchführung einer Veranstaltung durch Vereinfachung und Automatisierung verschiedener Event-Management-Aufgaben erleichtert. Zu den Nutzern einer Eventmanagement-Software können Eventmanager, Teilnehmer, Aussteller, Empfangspersonal und Redner oder Moderatoren gehören. Jede dieser Benutzergruppen benötigt Zugang zu einer anderen Reihe von Funktionen. Manager können die gesamte Veranstaltung über ein Online-Portal verwalten und steuern, das als Rückgrat des Veranstaltungsmanagementsystems dient. Die besten Veranstaltungsmanagementsysteme bieten dem Veranstaltungspersonal und den Teilnehmern über mobile Anwendungen Zugriff von unterwegs.

Was sind die Elemente des Veranstaltungsmanagements?

Das Veranstaltungsmanagement besteht aus 7 Schlüsselelementen: Veranstaltungsinfrastruktur, Publikum, Teilnehmer, Organisatoren, Veranstaltungsort und Medien. Ihre Veranstaltungssoftware sollte in der Lage sein, alle diese Elemente zu verwalten. Sehen wir uns das an.

Veranstaltungs-Infrastruktur: Das System sollte Tools für die Planung der Art von Veranstaltungen bieten, für die Sie sich interessieren. Bei Firmenveranstaltungen sollte die Software die Möglichkeit bieten, die Tagesordnung, die Redner, die Präsentationsmaterialien, den Veranstaltungsort und die Hotels zu erstellen und zu präsentieren.

Zielpublikum: Sie sollten in der Lage sein, Ihr Zielpublikum über die Eventmanagement-Software leicht zu erreichen. Die Software sollte zum Beispiel in der Lage sein, Kundendaten aus CRM- oder Mailinglisten zu ziehen und sie durch den Versand automatisierter E-Mails zu Ihrer Veranstaltung einzuladen.

Teilnehmer: Eingeladene werden zu Teilnehmern, nachdem sie sich für Ihre Veranstaltung angemeldet haben. Daher sollte Ihr Event-Management-System Funktionen für die Online-Registrierung und den Gebühreneinzug bieten. Die besten Veranstaltungsmanagementsysteme, darunter Eventleaf, ermöglichen es den Eingeladenen, sich online über eine Veranstaltungswebsite anzumelden, Teilnahmegebühren zu zahlen und mit anderen Teilnehmern und Rednern in Kontakt zu treten, nachdem sie sich für die Veranstaltung registriert haben.

Veranstaltungsorganisatoren: Die Organisatoren sollten jederzeit die volle Kontrolle über die Veranstaltung haben. Das weltweit zugängliche Online-Portal von Eventleaf macht es einfach, den Überblick über Ihre Veranstaltung zu behalten. Sie können die Tagesordnung, den Zeitplan, die Sitzungen, die Referenten usw. erstellen und ändern und über die Guide Mobile App automatische Updates an die Teilnehmer senden.

Veranstaltungsort: Für persönliche Veranstaltungen sollte die Software die Möglichkeit bieten, Teilnehmer am Veranstaltungsort einzuchecken, Teilnehmerausweise zu drucken, Teilnehmer zu registrieren und Gebühren vor Ort einzuziehen.

Wie funktionieren Veranstaltungsmanagementsysteme?

Ein typisches elektronisches Besuchermanagementsystem verfügt über ein zentrales Online-Portal, von dem aus Veranstaltungsleiter die Veranstaltung planen und organisieren, Teilnehmer einladen, Gebührenpakete zusammenstellen, Zahlungen einholen und alle Aspekte ihrer Veranstaltung verwalten können. Das Online-Portal ist sozusagen das Gehirn des Systems. Darüber hinaus kann es eine oder mehrere spezielle mobile Anwendungen für Teilnehmer, Veranstaltungspersonal vor Ort und Aussteller enthalten.

Mit Eventleaf.com können Manager zum Beispiel auf einfache Weise die Agenda, Referenten, Sitzungen und andere Details zu ihrer Veranstaltung planen und präsentieren. Sie können potenzielle Teilnehmer einladen, die einfach auf einen Link in ihrer Einladungs-E-Mail klicken können, um die Veranstaltungswebsite zu besuchen und sich online zu registrieren. Nach der Registrierung können die Teilnehmer die Guide App nutzen, um auf Veranstaltungsinformationen zuzugreifen und mit den Organisatoren, Referenten oder anderen Teilnehmern zu interagieren.

Am Tag und zur Uhrzeit der Veranstaltung können sich die Teilnehmer zum Veranstaltungsort begeben, wo die Veranstaltungsmitarbeiter mit der Check-In-App ihre Anmeldung bestätigen und sie zur Veranstaltung einchecken können. Manager können die Teilnehmer auch aus der Ferne einbinden, indem sie ihnen während der Veranstaltung Umfragen und Bewertungen über die Eventleaf-Website schicken. Darüber hinaus bietet das System auch eine Lead-Retrieval-App für Aussteller zur Erfassung von Leads von Messen, Ausstellungen oder Konferenzen.

Welche Art von Softwareanwendungen werden im Eventmanagement eingesetzt?

Die meisten Eventmanager verwenden cloudbasierte Software für die Verwaltung von persönlichen, hybriden und virtuellen Veranstaltungen. Der Vorteil dieser Systeme ist, dass Sie keinen Server oder Computer vor Ort benötigen, um die Software auszuführen. Cloud-basierte Systeme wie Eventleaf ersparen Ihnen die komplizierte Vor-Ort-Einrichtung und die Wartungskosten, die mit älteren Veranstaltungsmanagementsystemen verbunden sind.